Работать с сотрудниками без официального оформления – незаконно. И вычисляется это очень просто – налоговая может по платежам с вашего расчетного счета заметить, что у вас есть работники. Например, если вы снимаете 1 или 2 раза в месяц одинаковую сумму как раз для выплаты зарплаты. Или что вы зарабатываете гораздо больше, чем другие предприниматели в таких же условиях, но работающие без сотрудников.
Еще быстрее это выясняется при конфликтах с сотрудниками: они просто пишут на сайте Роструда, что вы не отправляете их в отпуск, не оплачиваете больничные. И тогда вам придется не только заплатить все налоги и взносы, которые вы удержали, но и штраф до 30% от этой суммы.
Поэтому давайте разбираться, какие шаги вам нужно сделать, чтобы официально принять сотрудника на работу и избежать проблем.
ШАГ 1. Заключение договора.
Всего бывает два вида договоров: трудовой договор и договор гражданско-правового характера (ГПХ).
Трудовой договор заключают, когда сотрудник работает на вас регулярно, это может быть и 5 дней в неделю, и один день, главное здесь систематичность.
Гражданско-правовой договор заключается, если вы привлекаете сотрудников для выполнения какой-то одной конкретной задачи.
При трудовом договоре будут дополнительные расходы на отпускные, первые три дня больничного, страховые взносы в СФР за нетрудоспособность и сверхурочные, которые оплачиваются за ваш счет. Ничего из этого исполнители на ГПХ не получают.
Но заменять трудовой договор на ГПХ нельзя, если это обнаружится, то придется сделать все выплаты, и будет назначен штраф для ИП – от 5 до 10 тысяч рублей, для юридических лиц – от 50 до 100 тысяч рублей.
ШАГ 2. Установить зарплату сотруднику.
Она не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ).
МРОТ бывает двух видов: федеральный и региональный. Вам нужно ориентироваться на региональный. Например, с 1 января 2024 года МРОТ в РФ – 19 242 руб. А региональный в Москве – 29 389, то есть намного больше.
Если вы принимаете сотрудника на неполную ставку, то зарплата может быть меньше МРОТ пропорционально доле ставки.
ШАГ 3. Определить, в какие числа будет выплачиваться зарплата.
Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. Дата выплаты заработной платы определяется конкретной датой, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Таким образом, заработная плата за первую половину месяца должна быть выплачена в установленный день с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяца, за вторую половину -- с 1-го по 15-е число следующего месяца, а разрыв между выплатами за первую и вторую половину месяца не должен превышать 15 календарных дней.
И заметьте, в трудовом договоре нужно указывать конкретные сроки, а не периоды выплаты заработной платы. Нельзя использовать формулировку «за первую половину месяца заработная плата выплачивается в период с 16 по 20 число текущего месяца, за вторую в период с 5 по 10 число месяца, следующего за расчетным». В трудовом договоре должны быть указаны конкретные даты выплат, например: «15 числа каждого месяца», «30 числа каждого месяца».
Обращаем внимание, что в трудовом законодательстве нет понятия «аванс». Есть заработная плата за первую половину месяца и заработная плата за вторую половину месяца.
Работодатель не может устанавливать (в том числе на основании заявления работника) сроки выплат, не предусмотренные Трудовым кодексом РФ.
Если же день выплаты зарплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, то выплата производится накануне этого дня.
ШАГ 4. Определить график работы сотрудника.
Это может быть 5 дней работы и 2 выходных, сутки через двое, свободный график – вариантов множество.
Перед заключением трудового договора важно завести штатное расписание, в котором вы напишете, сколько сотрудников вам нужно для нормальной работы, их должности и зарплаты. Вы будете учитывать штатное расписание при найме сотрудников.
ШАГ 5. Собрать пакет документов у сотрудников.
Основные документы: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, ИНН, документы воинского учета, документы об образовании или квалификации. Если у сотрудника есть дети до 18 лет, то необходимо запросить свидетельство о рождении детей. Если ребенок обучается в высшем или среднем учебном заведении и ему нет 23-х лет, то также необходимо запросить свидетельство о рождении и справку из учебного заведения. Полный пакет бумаг зависит от должности, на которую вы нанимаете человека.
После этих 5 шагов вы сможете спокойно заключить с сотрудником трудовой договор и подписать приказ о приеме на работу.
Далее вам потребуется стать на учет в Социальный Фонд России. В настоящее время СФР ставит ИП на учет автоматически. Но в качестве работодателя ИП ставится на учет только после заключения предпринимателем первого трудового договора или договора ГПХ. Об этом событии СФР узнает из отчетности.
Чтобы СФР своевременно поставил ИП-работодателя на учет, важно вовремя подавать сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Срок сдачи сведений — день приема работника или заключения ГПД либо следующий рабочий день.
Новые сотрудники – это рост компании. Нанимая их, вы переходите на новый предпринимательский уровень. Чтобы оформить первого сотрудника правильно и не получить за него штраф, обратитесь в Центр Защиты Бизнеса Ирины Смирновой, где специалисты помогут составить договор и учесть все нюансы.
